Escritório sem papel

Marcos Pedroza,

Vivemos, indiscutivelmente, na era dos documentos eletrônicos e, seja no meio corporativo ou no home office, o scanner se tornou item fundamental nesta nova realidade

Esqueça as pilhas de papel em cima da mesa de trabalho ou nas gavetas do seu escritório doméstico, pois esta cena está com os dias contados. Em vez disso, um outro cenário vem se desenhando: o armazenamento digital de documentos. Uma evolução que não é apenas operacional, mas também cultural. Afinal, só cresce a quantidade de pessoas e empresas que percebem que a digitalização é muito mais do que um mero recurso tecnológico. É uma solução que vem de encontro às necessidades do mundo moderno, como uma forma de ocupar menos espaço, contribuir com o planeta (diminuindo o impacto da produção de papel) e ganhar tempo – fica mais rápido encontrar qualquer informação, ao contrário dos acervos físicos.

A segurança é outro benefício trazido com essa mudança de comportamento. Já imaginou, por exemplo, perder aquele álbum de família ou os documentos de um imóvel? Ou ainda danificar um relatório importante do trabalho? São imprevistos que acontecem devido a deterioração, enchentes, incêndios e até um acidente corriqueiro, como rasgar uma folha no manuseio ou derrubar uma xícara de café sobre a papelada. Mas que podem ser evitados com as reproduções eletrônicas desses impressos, que estarão seguras e sempre disponíveis na nuvem, num e-mail ou qualquer outro dispositivo.

Todas essas facilidades só são possíveis graças à utilização de um equipamento bem conhecido, o scanner, que pode ser muito mais útil no seu dia a dia do que você imagina. Em casa, por exemplo, ele permite eliminar uma quantidade enorme de papel, como os comprovantes de pagamento, que ficam armazenados por pelo menos cinco anos. Também possibilita fazer cópias digitais de documentações importantes, como certidões, contratos, recibos de impostos pagos, certificados de cursos, notas fiscais, receitas médicas... E tudo dividido em pastas, de maneira mais organizada e prática.

Escanear fotos de papel, que correm o risco de serem perdidas ou danificadas, também é outro uso doméstico relevante do aparelho. Com o diferencial que ainda dá para editar, ajustar as cores ou a luz e salvar em altíssima resolução, com até 6.400 dpi (para se ter uma referência, uma foto de revista costuma ter 300 dpi). Ou seja, além de preservar aquela fotografia antiga da família, por exemplo, ainda é possível reimprimi-la em grandes dimensões.

Vale ressaltar que nenhum outro mecanismo – como fotografar a foto física ou usar uma multifuncional – se compara ao resultado obtido com um scanner. “A multifuncional também tem sua função, claro, de ser um equipamento versátil. Porém, é bem superior a qualidade de digitalização do scanner, que foi projetado especificamente para isso e possui diversas funcionalidades extras”.

Aprenda a usar o scanner de sua multifuncional para digitalizar suas contas de cartão de Credito, escrituras, recibos, faturas da COSERN, CAERN, contas telefonicas, etc.

Orgnize por ano e instituição em pasta especifica, exemplo

COSERN 2015

Aos estudantes de direto e advogados, aprendam a usar o programa OCR que vem com a sua 

 multifuncional, assim você pode digitalizar o texto direto para o Word e faz as modificações que desejar.

 

Tags: Scanner
A+ A-